Кадровый учет — это не только трудовые договоры и приказы. Это графики отпусков, табели рабочего времени, личные карточки Т-2, воинский учет, отчеты СЗВ-ТД и ЕФС-1, уведомления о приеме иностранных сотрудников и десятки сроков, за которые перед инспекцией отвечает директор лично. В «Бухсфере» мы ведем кадры для ООО и ИП в Санкт-Петербурге: от 3 до 300 человек, с нуля, после увольнения кадровика или когда штат вырос и директор уже не справляется сам. На выходе — документы, готовые к проверке ГИТ, и свободные вечера вместо приказов.
Штрафы за кадровые ошибки выросли и бьют по карману. Нет трудового договора или он подменен гражданско-правовым — до 100 000 ₽ на организацию. Не сдали СЗВ-ТД — 500 ₽ за каждого сотрудника. Запустили воинский учет — до 400 000 ₽. При повторном нарушении суммы удваиваются, а директора могут дисквалифицировать на срок до 3 лет. Отдельная история — жалоба сотрудника в ГИТ: инспектор приходит в течение 1-2 недель и смотрит локальные акты за последние три года. Восстанавливать документы задним числом дороже и рискованнее, чем вести их вовремя.
Что входит в услугу «Ведение кадрового учета»
Работаем по регламенту, а не «как получится». Перед стартом проводим аудит кадровых документов за последние 3 года, показываем список нарушений и рисков, потом забираем документооборот на себя. Ведем учет в 1С:ЗУП и «Контур.Кадры», все сроки держим в календаре — вы получаете уведомление заранее, а не постфактум. Стоимость ведения — от 12 000 ₽ в месяц. Позвоните по 8 (800) 600 07 88, рассчитаем цену под ваш штат за 15 минут.
- Оформляем прием, перевод и увольнение: трудовые договоры, приказы, личные карточки Т-2, записи в трудовые книжки и сведения в СФР
- Ведем воинский учет и бронирование: личные карточки, списки, сверки с военкоматом, отчетность в срок до 5 дней
- Считаем отпуска, больничные, декретные и командировочные, готовим записки-расчеты и приказы на отпуск
- Сдаем СЗВ-ТД, ЕФС-1, уведомления в МВД о приеме и увольнении иностранцев, отчеты в центр занятости
- Разрабатываем локальные акты: ПВТР, положения об оплате труда, охране труда и защите персональных данных
- Готовим полный пакет документов к проверке ГИТ и отвечаем на запросы инспекторов от вашего имени
Не уверены, нужен ли кадровик в штате? Разберемся за 15 минут Получить консультацию
“За 9 лет через меня прошло больше 200 компаний из Санкт-Петербурга. Обычная картина: кадры вел кто-то из бухгалтерии по совместительству, половина документов без подписей, график отпусков не составлялся три года. Восстанавливаем спокойно, без штрафов и авралов.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не продаем часы, а закрываем задачу: чтобы вы не думали о кадровых сроках и не боялись проверок. За 9 лет работы в Санкт-Петербурге мы прошли больше 120 проверок ГИТ вместе с клиентами — и ни один не получил штраф за документы, которые ведем мы. Работаем по договору с ответственностью за сроки, отвечаем на письма инспекций и подписываем документы от вашего имени по доверенности.
Отвечаем за сроки
Все обязательные отчеты — СЗВ-ТД, ЕФС-1, уведомления в МВД — сдаем в срок. Если опоздаем по нашей вине и компания получит штраф, компенсируем его по договору.
Кадровик без найма
Не нужно платить зарплату, взносы и отпускные штатному специалисту. Ведение кадров в Санкт-Петербурге обходится в 2-3 раза дешевле, а работает команда: кадровик, расчетчик и юрист.
Часто задаваемые вопросы
Собрали то, что чаще всего спрашивают директора и бухгалтеры перед началом работы. Если вашего вопроса нет — задайте его по телефону, ответим без воды.
Цена зависит от численности сотрудников и объема задач. Для компании до 15 человек ведение кадров в Санкт-Петербурге стоит от 12 000 ₽ в месяц, от 15 до 50 сотрудников — от 18 000 ₽, дальше считаем индивидуально. В тариф уже входит оформление приемов и увольнений, приказы, отпуска, воинский учет и вся отчетность в СФР. Разовый аудит документов или восстановление кадров за прошлые периоды считаем по часам — от 3 500 ₽. Точную цену называем после короткого разговора: позвоните по 8 (800) 600 07 88.
Штрафы. По статье 5.27 КоАП за отсутствие трудового договора — до 100 000 ₽ на организацию, за каждый несданный СЗВ-ТД — 500 ₽ с сотрудника, за нарушение воинского учета — до 400 000 ₽. При повторном нарушении суммы удваиваются, а директора могут дисквалифицировать на 1-3 года. Отдельный риск — трудовой спор: если сотрудник докажет фактическое допущение к работе без договора, суд обяжет оформить его и выплатить компенсацию за весь период. Восстановить документы за три года дороже, чем вести их вовремя.
Работаем в обе стороны. Если у вас уже настроена 1С:ЗУП или «1С:Бухгалтерия» с кадровым блоком — заходим в вашу базу по удаленному доступу, ничего не переносим и не ломаем. Если программы нет, ведем учет в своей 1С:ЗУП и «Контур.Кадры», а вам выдаем доступ на просмотр. Документы передаем в электронном виде, а по договоренности — в бумажном, с доставкой по Санкт-Петербургу.
Запрашиваем список документов и за 3-5 рабочих дней проводим аудит: смотрим трудовые договоры, приказы, личные карточки, графики отпусков, табели, воинский учет и сданную отчетность. По итогам даем таблицу — что в порядке, что нужно восстановить, где уже возможны штрафы. Дальше подписываем договор и забираем документооборот на себя. Обычно полный переход занимает 1-2 недели, при этом прежний кадровик спокойно передает дела — общаемся напрямую, без неловких разговоров через вас.
Нет. Оригиналы трудовых книжек и вкладышей хранятся у вас в сейфе — это требование закона, передавать их подрядчику нельзя. Мы работаем с копиями и выписками, готовим приказы и тексты записей, а вносите их вы или ваш уполномоченный сотрудник по нашей пошаговой инструкции. Если удобнее, ведем все в электронном виде: у большинства новых сотрудников бумажных книжек уже нет, только электронные трудовые.
Подписывает директор или сотрудник с доверенностью — кадровые документы всегда остаются за вашей подписью, мы готовим их под ключ. По желанию оформляем доверенность на нашего специалиста, и тогда он подписывает часть документов от имени компании: табели, графики, уведомления. Ответственность за сроки и корректность содержания при этом остается на нас — это отдельно прописано в договоре.
Если все документы от кандидата на руках — оформляем за 1 рабочий день: трудовой договор, приказ о приеме, личная карточка Т-2, запись в книжку или ЭТК, уведомление в СФР. Срочные заявки берем в работу в день обращения, если они пришли до 15:00. По иностранным сотрудникам сроки больше: уведомление в МВД нужно подать в течение 3 рабочих дней с даты приема, плюс проверяем патент, полис ДМС и миграционный учет.
Да, ведем воинский учет и бронирование. От вас нужны только данные сотрудников: военный билет или приписное, паспорт, адрес, образование. Мы заводим личные карточки, формируем списки, проводим сверки с военкоматом, сдаем отчетность и отвечаем на запросы. Для компаний со штатом больше 500 человек учет обязателен по закону, но мы ведем его и для небольших ООО — так спокойнее при проверке.
Присылайте документы — разберемся. Сначала смотрим предписание: что именно требует инспектор и в какой срок, потом составляем план устранения. Обычно нужно восстановить кадровые документы за проверяемый период, оформить недостающие приказы и локальные акты, сдать уточненную отчетность. Готовим ответ инспектору от вашего имени и сопровождаем до снятия предписания. Штраф реально снизить, если устранить нарушения до вынесения постановления.
Отслеживаем изменения и пишем клиентам только о том, что касается их бизнеса: новые формы отчетности, переносы сроков, изменения в воинском учете, индексация. Раз в месяц присылаем короткую сводку на одну страницу — без пересказа законов и паники. Если изменение требует действий, отдельно уведомляем и делаем все сами: вам не нужно читать письма Минтруда, чтобы понять, что делать.
Да. Можно взять весь кадровый учет, а можно отдельные блоки: только отчетность в СФР и воинский учет, только оформление приемов и увольнений, только расчет отпусков и больничных или разовый аудит документов. Гибкий формат удобен, когда в штате есть свой делопроизводитель, но не хватает экспертизы в сложных случаях — сокращение, совместительство, иностранные сотрудники, восстановление документов за прошлые годы.
