Проверка кадрового учета в Санкт-Петербурге — это аудит документов по сотрудникам: от трудовых договоров и приказов до табелей, графиков отпусков и отчетности в СФР. Заказывают ее не от хорошей жизни. Обычно перед плановой проверкой ГИТ, после ухода кадровика, при трудовом споре с уволенным сотрудником или когда директор впервые открывает папку с личными делами и видит, что половина приказов подписана задним числом. Мы смотрим на кадры глазами инспектора: где он найдет нарушение, что впишет в предписание и какую сумму штрафа посчитает.
Штрафы по ст. 5.27 КоАП начинаются с 30 000–50 000 ₽ для организации и вырастают при повторном нарушении до 100 000–200 000 ₽, а дисквалификация директора — вполне реальная перспектива. Отдельно: нет СОУТ — до 80 000 ₽, не сдали ЕФС-1 — 300 ₽ за каждого сотрудника, запущен воинский учет — до 400 000 ₽. Но опаснее штрафа другое. Сотрудник без нужной подписи в приказе восстанавливается через суд, и компания платит средний заработок за вынужденный прогул. Проверка стоит дешевле одного заседания.
Что входит в услугу «Проверка кадрового учета»
Мы не ограничиваемся беглым просмотром трудовых договоров. Проверяем весь кадровый блок — от приема на работу до сдачи отчетности и воинского учета, — а затем собираем результаты в один документ, по которому можно работать без дополнительных консультаций. Ниже — что именно мы смотрим в вашей компании.
- Проверяем трудовые договоры, допсоглашения и договоры ГПХ: обязательные условия, сроки, основания, актуальность реквизитов и подписей.
- Сверяем приказы по личному составу с заявлениями и договорами: прием, перевод, отпуска, взыскания, увольнения, совмещение.
- Разбираем локальные акты: ПВТР, положения об оплате труда и отпусках, о персональных данных, штатное расписание, график отпусков.
- Проверяем кадровую отчетность в СФР: ЕФС-1, персонифицированные сведения, сверка с фактическими выплатами и численностью.
- Смотрим охрану труда и воинский учет: СОУТ, инструктажи, журналы, личные карточки, списки и отчетность в военкомат.
- Отдаем отчет: нарушения по степени риска, сумма возможных штрафов, план исправлений и готовые шаблоны документов.
Проверим кадры раньше, чем это сделает инспектор? Оставить заявку
“За 12 лет практики я вижу один и тот же сценарий: ошибки в кадрах живут годами, а вскрываются в самый неудобный момент — при увольнении со скандалом или за неделю до проверки ГИТ. Почти все они исправляются без последствий, если найти их заранее.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не продаем проверку ради галочки в отчете. Задача другая: чтобы после аудита вы понимали, где именно рискуете, сколько это может стоить и что закрывать в первую очередь. Поэтому в отчете нет общих формулировок вроде «привести документы в соответствие» — только конкретные документы, конкретные нарушения и конкретные шаблоны для исправления.
Смотрим глазами ГИТ
Проверку ведут действующие кадровики и бухгалтеры, которые проходили проверки инспекции не по учебнику. Оцениваем документы по тем же критериям, что и инспектор, поэтому в отчете — реальные риски.
Цена фиксирована
Стоимость называем до начала работы и не меняем: она зависит только от численности сотрудников. Отчет, чек-лист и шаблоны входят в цену, доплат за глубину проверки нет.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые директора и главбухи задают чаще всего перед началом проверки. Если своего вопроса не нашли — позвоните по телефону 8 (800) 600 07 88.
Стоимость зависит от численности. Для компаний до 30 сотрудников проверка стоит от 25 000 ₽, от 30 до 100 человек — от 45 000 ₽, свыше 100 — считаем индивидуально, обычно от 70 000 ₽. В цену входит изучение документов, письменный отчет, план исправлений и комплект шаблонов. Точную сумму называем после короткого разговора: достаточно сказать численность и сферу деятельности.
Стандартный срок — 5 рабочих дней с момента, когда мы получили доступ к документам. Если сотрудников больше 200 или кадры ведутся в бумаге и разбросаны по папкам, срок растет до 10 рабочих дней. Есть срочный режим — 2 дня, если уже пришло уведомление о проверке ГИТ: тогда мы работаем параллельно с подготовкой к визиту инспектора.
Отчет на 20–40 страниц: таблица нарушений со ссылками на нормы ТК РФ и КоАП, оценка риска по каждому пункту и сумма возможного штрафа. Плюс пошаговый план исправлений с приоритетами — что закрыть в первую неделю, что можно позже. И комплект шаблонов: приказы, допсоглашения, локальные акты, журналы — под специфику вашей компании.
И то и другое. Помимо кадровых документов смотрим отчетность в СФР: ЕФС-1, персонифицированные сведения, сведения о трудовой деятельности. Сверяем выплаты с расчетными ведомостями и фактической численностью, проверяем сроки сдачи. Часто именно здесь находятся расхождения, которые фонд видит автоматически по своим базам.
Да, и так делает большинство клиентов из регионов. Вы загружаете сканы или даете доступ к 1С и электронному документообороту, мы работаем удаленно, общаемся в мессенджере и по видеосвязи. В Санкт-Петербурге при необходимости приезжаем в офис — обычно к компаниям с большим бумажным архивом, который нужно разбирать на месте.
Да, это отдельный срочный формат. В первые сутки мы оцениваем, что инспектор запросит в первую очередь, и закрываем самые опасные пробелы. Дальше готовим документы к представлению, составляем письменные пояснения и при необходимости сопровождаем вас во время проверки — на связи и в офисе, пока инспектор не закончит работу.
Есть два формата. Первый — аудит: вы получаете отчет и исправляете сами. Второй — аудит с исправлением: мы готовим документы, допсоглашения и приказы, вносим записи, приводим в порядок личные дела и отчетность. Второй вариант выбирают примерно 7 клиентов из 10, потому что у главбуха обычно нет времени на такую работу.
Да, это часть проверки. Смотрим наличие и результаты СОУТ, инструктажи и журналы, назначение ответственных, обучение по первой помощи и оснащение аптечек. По воинскому учету — личные карточки, списки, сверки с военкоматом и отчетность. Штрафы здесь крупные: до 80 000 ₽ за нарушения по СОУТ и до 400 000 ₽ по воинскому учету.
Да. Для ИП с наемными сотрудниками проверка нужна не меньше, чем для ООО: обязанности по кадрам одинаковые, а штрафы по ст. 5.27 КоАП те же самые. Система налогообложения на кадровые требования не влияет, поэтому УСН, патент или общая система — для аудита разницы нет.
Честно — нет, и никто не может. Инспектор оценивает ситуацию на дату проверки, а часть нарушений уже в прошлом. Но мы убираем то, что реально снижает риск: приводим документы в порядок, устраняем расхождения в отчетности, готовим пояснения. На практике после аудита предписания либо не выдают, либо они касаются мелких формальностей.
Позвоните по телефону 8 (800) 600 07 88 или оставьте заявку на сайте. Мы зададим несколько вопросов — численность, сфера, как ведется учет, — и назовем стоимость и срок. Дальше договор, счет и доступ к документам. Начать можно уже на этой неделе: обычно мы приступаем в течение 1–2 рабочих дней после оплаты.
